Virgolette inglesi? a caporale... o a sergente?!

Troviamo le virgolette sulla tastiera dove c'è la cifra 2 (si ottengono premendo insieme il tasto della maiuscola e il 2). Tutto semplice, no? Eh già, però qualche volta nel nostro documento sono diritte, qualche volta ricurve. Avete mai notato? Tutto dipende da un'impostazione in Strumenti-Correzione automatica-Formattazione automatica durante la digitazione e poi si tratta di spuntare Virgolette semplici con Virgolette inglesi. Quelle semplici sono diritte, quelle inglesi sono ricurve, un po' come l'apostrofo. Talvolta accade che lavorando su computer diversi, ci troviamo alla fine della stesura del documento con entrambi i tipi di virgolette. Al di là della scelta che preferiamo, naturalmente è importante l'uniformità. Perciò per renderle tutte uguali, basta fare così:

1) vai su Modifica-Sostituisci.

2) In Trova inserisci le virgolette, in Sostituisci con inserisci le virgolette. Poi premi Sostituisci tutto. Alla fine vedrai che le virgolette sono tutte uguali (uguali a che cosa, ti starai chiedendo? inglesi o diritte? be', dipende dalle impostazioni della correzione automatica).

E ora passiamo ai caporali o sergenti... :-) Sono così definite le virgolette costituite da due lineette che convergono a formare un angolo acuto. E sulla tastiera dove sono? Non ci sono, perché abbiamo solo vicino alla Z i segni di maggiore e minore, ma se provate a farle con quelli ripetendoli... mmm, a me non piacciono affatto! E allora? Inserisci-Simbolo ci consente di inserirle (si trovano dopo tutte le lettere dell'alfabeto, poco oltre). Solo che è un po' noioso. Sto scrivendo in questi giorni un testo ricco di citazioni, che sono tra virgolette a caporale. Così ho creato una combinazione di tasti con cui inserirle, senza andare ogni volta su Inserisci-Simbolo.

Vuoi provare anche tu?

1) Menu Inserisci-Simbolo. Localizza le virgolette a caporale di apertura e seleziona il simbolo.

2) Premi il pulsante Tasti di scelta rapida. Nella finestra che si apre vai su Nuova combinazione. Premi ALT e insieme <. Dovresti vedere ora nella casella: ALT+<

3) Ripeti l'operazione per le virgolette di chiusura. Io ho scelto la combinazione ALT+>. Per ottenerla, ricorda che i segni + non vanno premuti e che il segno di maggiore si ottiene con la maiuscola (perciò nella casella Nuova combinazione premi ALT e tenendolo premuto premi la maiuscola e tenendoli premuti, premi infine >).
Molto bene, per inserire una citazione nel documento usando le virgolette a caporale le cose sono più semplici, vero?

Ora sei capace di creare una combinazione di tasti di scelta rapida per qualunque segno ti serva frequentemente!

Creare titoli numerati automaticamente da utilizzare nel sommario di Word

Questo post è una evoluzione di Come creare un sommario automatico con Word pubblicato in omaggio a Stefania, lettrice di didaLGo, che ha chiesto un approfondimento.

1. Premessa
Mi sa che un titolo come quello che ho scelto richiede qualche spiegazione :-)
Questo post, lungo, vuole spiegare come sia possibile, utilizzando gli stili in modo avanzato, creare automaticamente la numerazione dei titoli, come vedete in questo stesso post: 1, 1.1 , 1.2, 2, 2.1 e utilizzare tale numerazione nel sommario creato automaticamente da Word.
Il modo migliore per farvi capire dove arriveremo, se mi seguirete passo-passo, è farvi vedere il sommario automatico che sarà creato in Word:

Che ne dite? Allora, partiamo!
Dimenticavo una precisazione: qualcuno parla di "indice del documento", ma in Word l'indice è un'altra cosa (sarebbe l'indice degli autori, o dei luoghi, o degli argomenti e così via).

2. Requisiti
  2.1. Software
La spiegazione riguarda il procedimento da utilizzare con Word2003. Con Word2007-2010 non cambia la teoria, ma soltanto l’interfaccia, ossia i comandi sono un po’ diversi da trovare, ma alla fine otterremo lo stesso identico risultato.

  2.2. Competenze Word
Per arrivare sani e salvi alla fine del post sarebbe meglio saper utilizzare gli stili e saper creare un sommario automatico. Ma questo, se siete fedeli lettori di didaLGo  lo sapete già fare. In passato alcuni post hanno trattato questi due argomenti. In ogni modo cercherò di ricordare i passaggi principali, così arriviamo insieme sani e salvi alla fine della… gita informatica!

3. Procedimento
  3.1. Scrivere il documento
In linea generale, personalmente preferisco innanzitutto scrivere il testo, senza badare particolarmente alla formattazione, e poi occuparmi di ciò che non è contenuto, ma aspetto: formato carattere, paragrafo, margini ecc. Dopo tutto, la prima cosa da fare è scrivere il testo, senza distrazioni. O no?
Nella stesura del documento è opportuno che esista almeno la struttura minima di titolazione, ossia un titolo di primo livello, uno di secondo e, qualora la struttura sia particolarmente analitica, uno di terzo. Non andrei oltre, anche se Word ci consentirebbe in linea teorica di arrivare a 9 livelli! Mi auguro nessuno arrivi mai a tanto. Sarebbe qualcosa come un titolo così:
1.5.2.3.5.2.2.3.1
Che ne pensate? Ma se anche solo fossero 4 livelli, diventerebbe:
1.5.2.3  ossia, mi trovo nel terzo paragrafo del secondo sottocapitolo del quinto capitolo della parte uno… [io ripenserei alla struttura del mio documento, che va comunque definita prima di cominciare a scrivere!]

  3.2. Applicare la formattazione
 In vista della creazione del sommario automatico, è consigliabile applicare una formattazione ai nostri titoli. Naturalmente sarà possibile successivamente modificarla a piacere e le modifiche saranno automaticamente applicate ovunque avremo utilizzato gli stili.

  3.3. Creare gli stili
Posizioniamoci sul titolo di livello 1. Creiamo lo stile. Beh, per questo basta fare clic nella casella in alto a sinistra, dove al momento ci sarà scritto probabilmente qualcosa come Normale + …, cancellare quanto è scritto e scrivere per esempio Liv_1 e poi premere Invio.

Se tutto ha funzionato, aprendo l’elenco di voci presenti in quella casella, dovremmo trovare almeno Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3 e Liv_1 (più qualche altro stile).

  3.4. Impostare il livello di struttura per uno stile
Formato - Stili e formattazione. Si aprirà sulla destra un riquadro in cui vedremo tra gli altri il nostro stile Liv_1. Lo clicchiamo con il tasto destro e scegliamo Modifica.

In questa finestra di dialogo andiamo in basso a sinistra su Formato - Paragrafo.
Ora impostiamo il livello struttura. Come vedete, ora è impostato “corpo del testo”, ma è possibile scegliere da Livello 1 a Livello 9. Noi impostiamo: Livello 1. Cambia qualcosa? Apparentemente no, ma è giusto così.
Chiudiamo la finestra premendo su Ok. Ora siamo nuovamente nella finestra Modifica stile. [Se avete chiuso troppe finestre… tornate sullo stile e premete tasto destro e clic su Modifica]

  3.5. Impostare l’elenco numerato a struttura per uno stile
Di nuovo clic in basso a sinistra su Formato-Numerazione.
Ora scegliamo Struttura e poi clic sul terzo schema, tipo: 1., 1.1., 1.1.1.
Ora clic sul pulsante in basso a destra: Personalizza…

Verifichiamo che il livello in alto a sinistra sia impostato su 1.
Questa finestra di dialogo consente anche di impostare alcune caratteristiche specifiche dell’elenco numerato, come lo stile numero (1,2,3 A,B,C, ecc), la posizione del numero, la tabulazione ecc.

  3.6. Collegare il livello a uno stile
Ora clic sul pulsante Altro che vedete sulla destra (dopo averlo cliccato, diventerà: Standard).

In basso, dove compare Collega livello a stile, impostiamo il nostro stile Liv_1

Da qui in avanti dobbiamo:

• posizionarci sul titolo di livello 2
• creare lo stile
• impostare il livello di struttura
• impostare l’elenco numerato strutturato
• collegare il livello allo stile. Qui dobbiamo prestare attenzione, perché Word nella finestra "Personalizza struttura elenco numerato" propone in alto a sinistra Livello 1, anche se siamo sullo stile Liv_2 (che avrà un livello di struttura Livello 2, vedi par. 3.4.). Perciò dobbiamo noi manualmente cliccare su 2 e poi impostare in basso a sinistra collega livello a stile: Liv_2. Ora possiamo notare che sulla destra è spuntata la casella Riprendi numerazione dopo e automaticamente è stato impostato Livello 1 (infatti siamo su un paragrafo di livello 2).

  3.7. Creare il sommario
Se non abbiamo altri livelli, il gioco è fatto. Si tratta solo di applicare agli altri titoli presenti nel nostro documento lo stile Liv_1 e Liv_2 e per finire… creare lo stile in un battibaleno! (Inserisci-Indici e sommario - Sommario e se non sapete come fare, leggete questo post di didaLGo:

http://didalgo.blogspot.it/2007/08/come-creare-un-sommario-automatico-con.html

Se qualcuno vuole il file word che contiene questo post con gli stili creati e il sommario e tutto quanto, scriva a didallgo@gmail.com  (occhio che nell'indirizzo email ci sono due "elle": didallgo!)

Buon lavoro!
Emanuele

Usare la mappa documento in Word

Qualcuno di voi ha già usato la mappa del documento? In Word 2003 la troviamo sotto il menu Visualizza-Mappa documento; in Word 2007 sul nastro Visualizza e poi basta spuntare Mappa documento. Bene. E ora, direte voi? Forse ai più sarà solo comparso sulla sinistra un riquadro vuoto, o magari con qualche frase del vostro documento. Boh! A che cosa mi serve? Come tutte le cose, funzionano bene solo se... usate bene! La mappa documento serve a visualizzare la struttura del vostro documento, identificata da Word in base ai titoli presenti nel vostro documento, apparentemente scelta in modo casuale. Eh già e come faccio a far capire a Word quali sono i miei titoli? La soluzione si ottiene se usiamo gli stili. Una semplice prova? Scriviamo il testo di Word che vedete nella figura. Naturalmente, un qualunque testo va bene :-)

Ora, posizioniamo il cursore su Capitolo 1 e poi applichiamo lo stile Titolo 1 (se avete Word 2007 lo potete fare cliccando in alto a destra sul nastro Home e poi scegliendo Titolo 1; con word 2003 in alto a sinistra sulla barra degli strumenti Formattazione vedrete una casella con scritto dentro Normale+... aprite l'elenco e scegliete Titolo 1). A questo punto dovreste vedere che nella Mappa documento è comparso Capitolo 1. Ora dove abbiamo scritto Capitolo 1.1 posizioniamo il cursore e applichiamo lo stile Titolo 2: come prima, vedrete che ora compare Capitolo 1.1 nella mappa documento, visualizzato come sotto livello di Capitolo 1 (un po' come accade in Esplora risorse se avete cartelle e sottocartelle). Carino, vero? In conclusione, se il nostro documento è lungo e ben strutturato, la mappa documento diventa un comodo strumento per navigare all'interno del nostro testo. Infatti, facendo clic su una delle voci presenti nella mappa documento, sarà visualizzata la pagina che contiene il titolo su cui avete cliccato.  

La mappa documento risulta utile solamente se state utilizzando gli stili nel vostro documento. Come dire che non usare gli stili in Word vuol dire perdere molto della sua efficacia!

Emanuele

Spostarsi all'interno di un documento Word

Allora, vediamo un po'... chi riconosce questa immagine? Avete capito da dove viene? diciamo che il titolo del post dovrebbe aiutarvi.. ;-) Siamo nell'angolo in basso a destra della finestra di Word, subito al di sotto della barra di scorrimento verticale. Giochiamo un po' alla settimana enigmistica. ricordate Caccia al particolare? Ecco... qualcuno forse ha notato che sul proprio computer le frecce dell'immagine in questione sono nere. Talvolta però diventano blu. Mmmm... sta diventando una cosa un po' contorta? Ma no! Quando sono nere, è l'impostazione predefinita. Ossia, se facciamo clic sulle due frecce in alto, sopra al pallino, ci spostiamo alla pagina precedente, sulle due frecce in basso ci spostiamo alla pagina successiva. Qualcuno forse l'ha già fatto. Ok. E quando diventano blu, che osa significa? In tal caso, quello che accade facendo clic sulle due frecce dipende da che cosa abbiamo fatto nelle ultime operazioni. Per esempio: se faccio una ricerca nel mio documento (modifica-trova), noterete che le frecce diventano blu. A questo punto cliccandoci sopra vado all'occorrenza precedente o successiva della mia ricerca. Un po' come se facessi Trova successivo, o come se facessi trova precedente (che però non esiste; oitrei farlo solo modificando le opzioni della ricerca e impostando Cerca: Su). Recentemente l'ho utilizzato perché facendo la revisione di un documento pieno di note, mi era utile passare da una nota all'altra.

Molto semplice! si fa clic sul pallino e compare così un elenco di possibili oggetti da "sfogliare". Quello delle note a piè pagina è il terzo della seconda fila. Quindi:

1) fai clic sul pallino

2) scegli l'oggetto da sfogliare. nel mio caso le note a piè pagina

3) ora utilizza le freccette colorate in blu e passa così da una nota all'altra.

Ora vi lascio sperimentare: se provate a posizionare il mouse sopra altri oggetti, vedrete cosa si può fare. Per esempio, se avete delle immagini nel documento e volete cercarle, nulla di più semplice: cliccate sul quinto oggetto della prima fila e poi usate le freccette colorate.

Ma c'è molto altro che potrebbe esservi utile!

Buona revisione dei documenti!

Emanuele

Evidenziare in verticale in WORD

Word è probabilmente il pacchetto applicativo più conosciuto ed utilizzato. Probabilmente tutti quelli che lo usano sanno evidenziare una porzione di testo. In pochi però sanno che si può evidenziare anche in verticale, proprio come si può vedere nell'immagine iniziale di questo post.

Come si può osservare una parte del testo è stata colorata di rosso. Per fare questo ho impiegato circa un secondo. Come ho fatto? Semplice ho evidenziato solo quella determinata zona. Come del resto si può vedere sempre dall'immagine dove è stata evidenziata una parte di alcune righe del testo.

Questa operazione si può svolgere molto rapidamente. Infatti, come praticamente tutti sanno, Word  non ci fa spezzare le righe. Ovvero quando evidenziamo se scendiamo verso il basso viene evidenziata l'intera riga sulla quale ci troviamo.

Se vogliamo evidenziare solo una parte di alcune righe dobbiamo prima di tutto tenere premuto il tasto ALT della tastiera e poi evidenziare (normalmente) tenendo premuto il tasto sinistro del mouse.

Provate. Facile no? Il trucco sta nel premere il tasto ALT prima di iniziare a evidenziare la porzione di testo.

Non sarà l'operazione più importante da svolgere in Word, ma può essere utile ed io la segnerei nella mia cara vecchia agendina.

Quindi buone evidenziature...

Calcoli, formule e funzioni in Microsoft Word (3)

Eccoci alla terza puntata sui calcoli in Word.

Abbiamo visto che è una operazione che può essere svolta in maniera abbastanza semplice. Come dicevamo nella seconda puntata è possibile fare calcoli complessi sotto forma di funzioni. Un po' come in Excel con la differenza che Word ha un numero di funzioni limitate e che il loro nome non è tradotto in italiano.

E se abbiamo bisogno nel nostro documento di calcolare al volo l'importo dell'IVA di una fattura? E se ci servisse questo risultato arrotondato con due cifre decimali?

Nulla di più semplice.

Proviamo insieme.

Prima di tutto attiviamo la zona di calcolo nel nostro documento premendo la combinazione di tasti 

CTRL + F9.

Ora tra le parentesi graffe andiamo ad inserire la nostra formula/funzione.

Naturalmente dobbiamo iniziare con il simbolo dei calcoli ovvero =

Poi dobbiamo inserire (come faremmo anche in Excel) il nome della funzione seguito dall'apertura della parentesi tonda. In questo caso vogliamo che l'importo dell'IVA sia arrotondato quindi usiamo la funzione ROUND (se usassimo Excel per arrotondare useremmo la versione italiana ovvero ARROTONDA).

Quindi, a questo punto abbiamo inserito la seguente formula: =ROUND(

Ora inseriamo la nostra formula. Mettiamo di voler calcolare l'IVA su un imponibile di 1.785,12 euro e che l'IVA abbia una aliquota del 21%. Possiamo quindi continuare la formula in questo modo: =ROUND(1785,12*21%

Fatto questo dobbiamo comunicare a Word che abbiamo inserito il primo argomento ovvero la formula da arrotondare e che vogliamo passare a dire quante cifre vogliamo tenere dopo la virgola prima di arrotondare. Dobbiamo quindi inserire il separatore ; e la cifra 2 e chiudiamo la parentesi.

La nostra formula è completa rivediamola e rileggiamola: =ROUND(1785,12*21%;2)

Non importa se inseriamo il nome della funzione ROUND in maiuscolo o minuscolo, in quanto Word non fa differenze, facciamo solo attenzione a non inserire spazi tra le varie voci e a digitare il numero inserendo la virgola e non il punto e senza il punto separatore delle migliaia. 

Capiamo insieme: abbiamo iniziato con l'uguale che indica che vogliamo fare una formula, poi abbiamo digitato il nome della funzione che permette di arrotondare il risultato. Tra parentesi abbiamo inserito il nostro calcolo ed infine dopo il punto e virgola abbiamo inserito 2 per dire a Word di tenere due cifre decimali e poi arrotondare.

Il nostro risultato sarà €  374,88

Per il formato euro possiamo seguire le istruzioni della seconda puntata di questa serie di post.

All'inizio del post troviamo una immagine che ci può dare  una mano.

Per oggi e tutto, alla prossima puntata...

TERZA PUNTATA

Stampa di bozza in Word

Alla fine della stesura di un documento, può essere utile una stampa di prova. E' vero che a video si controlla molto, ma certi errori o imprecisioni saltano agli occhi solo quando abbiamo il foglio in mano. E come possiamo fare per non sprecare fogli su fogli, mantenendo però l'impaginazione del documento? Ossia, con eventuali immagini, tabelle eccetera?

La soluzione è quella di impostare opportunamente la stampa:
1) [word 2003] File - Stampa; [word 2007] Pulsante Office - Stampa (oppure: CTRL+ MAIUSC + F12)
Ora nella casella "Pagine per foglio" possiamo per esempio impostare 2 pagine.
Il risultato sarà che su ogni foglio saranno stampate due pagine. Il foglio sarà orientato in orizzontale e le nostre due pagine saranno affiancate, ridotte di dimensione al 50% circa.
Buon lavoro e occhio alle stampe inutili!
Emanuele

Calcoli, formule e funzioni in Microsoft Word (2)

Nella prima puntata (clicca QUI) di questi post dedicati ai calcoli ed alle formule e funzioni in Microsoft Word abbiamo visto come calcolare attraverso la funziona AVERAGE la media tra alcuni numeri.

Ora vediamo come si può formattare il risultato in maniera che appaia nel nostro documento sotto forma di valuta euro.

Dobbiamo prima di tutto impostare la formula. Ricordo che bisogna attivare la zona di calcolo attraverso la combinazione di tasti CTRL + F9 quindi digitare all'interno delle parentesi graffe =AVERAGE(30;40;50;60). Nell'immagine in alto si può vedere la formula che va inserita. Il risultato sarà 45. Ma se vogliamo visualizzarlo come se fossero 45 euro?

Semplice, basta andare con il mouse sulla formula e fare clic sul tasto destro del mouse. Si aprirà una finestra di dialogo come questa qui sotto:

Dobbiamo scegliere facendo clic con il tasto sinistro del mouse, il comando Modifica campo...

Si aprirà una nuova finestra di dialogo dal nome campo, proprio come quella che possiamo vedere qui sotto:

In questa finestra dobbiamo scegliere il tasto Formula.

Siamo quasi giunti al termine. Si è aperta la finestra formula (esattamente quella presente all'inizio di questo articolo) dove dobbiamo andare a scegliere, tra quelli proposti, il formato numerico che desideriamo dare al nostro risultato. Nel nostro caso scegliamo il terzo ovvero quello che ci visualizza il numero con il formato Valuta Euro.

Confermiamo ed il gioco è fatto.

Semplice no?

Nella prossima puntata approfondiremo ancora un pochino l'argomento.

Buoni calcoli in word...

SECONDA PUNTATA

Muoversi all'interno del documento Word

Nel mio lavoro mi capita di revisionare documenti scritti da altri. Apro il documento di Word e poi lo leggo, lo scorro, faccio ricerche su possibili errori, vado al fondo, torno all'inizio eccetera. Insomma, mi muovo avanti e indietro nel documento. Una funzionalità di Word molto comoda è quella che memorizza le ultime tre posizioni in cui sono stato. Lo possiamo verificare molto facilmente:

1) aprite un documento
2) premete MAIUSC+F5

Cosa è accaduto? Il cursore/punto di inserimento ora lampeggia nell'ultima posizione in cui eravate prima di chiudere il documento. Se premete ancora una volta MAIUSC+F5 vi trovate nella penultima posizione e così ancora un ulteriore MAIUSC+F5 vi porterà nella terz'ultima posizione.
Buon viaggio in Word!

Emanuele

Calcoli, formule e funzioni in Microsoft Word (1)

Nel gennaio del 2008 scrivevo su didaLGo un post dal titolo "Inserire al volo dei calcoli in Word" dove spiegavo come si può utilizzare Word per fare alcuni calcoli.

Ora vorrei raccontarvi come si possono inserire delle funzioni e delle formule in Word in maniera molto simile a come si fa in Excel. Inoltre vedremo come si può modificare il formato dei numeri presenti nei nostri documenti di Word.

Naturalmente i fogli elettronici restano quelli deputati a fare calcoli e formule ma può essere utile inserire qualche "calcoletto" anche nei nostri documenti di testo.

Vi ricordo (semmai andate a rivedere il post citato all'inizio dell'articolo) che per fare un calcolo in Word bisogna attivare una area di calcolo (contraddistinta dalle parentesi graffe) attraverso la combinazione di tasti CTRL + F9.

Una volta attivata l'area di calcolo dobbiamo iniziare la nostra formula con il simbolo = e poi possiamo fare i calcoli utilizzando le tradizionali formule delle operazioni (moltiplicazione *, divisione /, addizione +, sottrazione -, elevazione a potenza ^). 

Ma possiamo anche inserire delle funzioni, così come facciamo in Excel. 

Ma ATTENZIONE. Le funzioni non sono in lingua italiana e sono limitate per numero.

Quelle presenti in word sono: ABS, AND, AVERAGE (ovvero MEDIA), COUNT, DEFINED, FALSE, IF (ovvero SE), IT, MAX, MIN, MOD, NOT, OR, PRODUCT (ovvero PRODOTTO), ROUND (ovvero arrotonda), SIGN, SUM (ovvero SOMMA), TRUE.

Insomma non sono tantissime ma qualcosa a disposizione c'è.

Per inserirle? Molto semplice, possiamo digitarle direttamente nell'area di calcolo attivata attraverso il CTRL + F9 oppure utilizzare il comando INSERISCI/CAMPO.

Iniziamo in questo primo post a vedere come inserire una funzione digitandola.

Per esempio se vogliamo fare la media tra 4 numeri possiamo fare in questa maniera:

- attiviamo l'area di calcolo con i tasti CTRL e F9

- quindi tra le parentesi graffe dobbiamo digitare =AVERAGE(40;20;30;10)

- ora digitiamo F9 e poi ALT + F9 ed apparirà 25 come risultato

Facile no? Rileggiamo la formula. Si inizia con l'uguale, come del resto accade anche in excel. Poi si inserisce il nome della funzione, in questo caso AVERAGE che vuol dire MEDIA in inglese, poi apriamo la parentesi e vi inseriamo i vari argomenti separati dal punto e virgola. Gli argomenti sono i numeri di cui vogliamo calcolare la media. Noi ne abbiamo messi 4 ma potevano metterne di più o di meno. Potevamo anche inserire delle formule al posto dei numeri tipo per esempio =AVERAGE((20*2);(40/2);30;10). In questo caso si dice nidificare delle formule in una funzione. Naturalmente si potrebbero nidificare anche delle funzioni nelle funzioni.

Ma di questo come di altro parleremo nei prossimi post relativi a questo argomento.

Buoni calcoli in word...

PRIMA PUNTATA...

Inserire testo in Word

L'altro giorno ho dovuto "unire" due documenti di Word: erano stati salvati come due diversi file (introduzione.docx e capitolo 1.docx). Come fare per unirli? La prima soluzione può essere:
1) aprire il file capitolo 1.docx
2) selezionare tutto il testo ([word 2007 ]: Home - Seleziona (al fondo a destra) - Seleziona tutto; in [word 2003]: Modifica - Seleziona tutto
3) copiarlo ([word 2007] Home - Copia; [word 2003] Modifica - Copia

4) aprire il file introduzione.docx

5) posizionarsi al fondo (possiamo farlo premendo il tasto CTRL e tenendolo premuto premere ancora Fine)

6) [word 2007] Home - Incolla; [word 2003]: Modifica - Incolla

Questa soluzione penso sia nota. Ora vediamo un altro modo, più veloce, che consente di inserire l'intero contenuto di un file dentro un altro file.

1) aprire il file introduzione.docx

2) posizionarsi al fondo

3) [word 2007] Inserisci - Oggetto - Testo da file...; [word 2003] Inserisci - File...

4) selezionare il file capitolo 1.docx e premere Ok

Et voilà, il gioco è fatto. La differenza sta nel fatto che con il primo metodo posso scegliere che cosa inserire nel documento; con il secondo metodo, è più veloce, ma sono costretto a inserire l'intero contenuto del file.

Emanuele

Voci di glossario in Word

Se usiamo Word, può capitare che sia necessario inserire nei nostri documenti lo stesso testo. Per esempio potrebbe trattarsi della clausola relativa alla privacy: "I dati saranno trattati nel rispetto della privacy, secondo quanto stabilito dal d. lgs. 196/2003". Oppure può trattarsi del codice fiscale della ditta in cui lavoro, o altro ancora. Ecco, se mi succede spesso di inserire questa frase nei nostri documenti, sarebbe opportuno trovare un metodo semplice, qualcosa tipo: digito la parola privacy, ed ecco che in un batter d'occhio mi trovo automagically l'intera frase. Come possiamo fare? Usiamo la funzione glossario di Word.
1) seleziono ciò che voglio inserire più volte. Es. la frase che dicevo prima:
I dati saranno trattati nel rispetto della privacy, secondo quanto stabilito dal d. lgs. 196/2003
2) [Word 2003] Menu Inserisci - Glossario - Nuovo
3) [Word 2003] Digita il nome con cui vuoi richiarmare il testo, per esempio privacy.
4) Chiudi la finestra e il gioco è fatto.

In [Word 2007] non esiste il glossario, sostituito dalle Parti rapide.
1) Seleziona la frase
2) Inserisci - Parti rapide - clic su ultima voce di elenco come nell'immagine qui sopra: Salva la selezione nella raccolta parti rapide
3) Digita il nome con cui vuoi richiamare il testo, per esempio privacy.
4) Chiudi la finestra e il gioco è fatto.

Ora per usarla come si fa? Quando ti serve inserire tutta la frase, è sufficiente digitare privacy e poi premere F3 (il tasto funzione, in alto)!

In realtà posso creare la voce di glossario anche per un'immagine che uso spesso, tipo un logo, o anche per una tabella che utilizzo frequentemente. Basta selezionare la tabella, creare la voce di glossario e poi quando mi serve la tabella, digito il nome che ho usato creando il glossario/parte rapida, premo F3 e via! Risparmiamo tempo per controllare il nnostro lavoro e non perdiamolo per scrivere o ripetere le stesse cose più volte, ok?

Emanuele

Tasti funzione in Word 2003

Usando i vari comandi in Word 2003, mi sono spesso chiesto: ma ci sarà un modo di sapere a che cosa servono i tasti funzione e con quali combinazioni posso usarli? Mi spiego meglio: se premo il tasto CTRL o il tasto ALT da soli, succede poca cosa. Se invece premo i tasti funzione F1, F2 ecc. come faccio a sapere a che cosa corrispondono? Beh, naturalmente non ho voglia di provarli tutti uno alla volta per vedere che cosa capita ;-)

Posso sapere che premendo F1 compare la guida di Word (è una consuetudine di quasi tutti ui programmi, anche non Microsoft). Premendo invece F5 si apre il comando equivalente al menu Modifica-Vai a...

E gli altri? E se premo MAIUSC+F3 che cosa capita?

La soluzione a tutti i quesiti è visualizzare una barra degli strumenti. Facciamo così:

1) Menu Visualizza-Barre degli strumenti-Personalizza

2) Scorriamo la finestra verso il fondo e selezioniamo la barra Visualizzazione tasti funzione

3) Chiudiamo la finestra con Ok.

Et voilà: il gioco è fatto!

Ora abbiamo in basso alla finestra di Word una barra che visualizza i tasti funzione e la relativa azione. Se premo per esempio MAIUSC posso scoprire che usando in combinzione F3 ottengo il risultato di trasformare in maiuscolo/minuscolo il testo selezionato!

Buon lavoro!

Emanuele

PS In Word 2007 le barre degli strumenti sono sostituite dal "ribbon"

youconvertit - Trasformare on line file di Word in PDF e tanto altro

Youconvertit è un servizio on line che permette di trasformare o convertire dei file da un determinato formato ad un altro. Quindi se abbiamo un file realizzato con Word e vogliamo trasformarlo per esempio in un file in formato PDF o in un file in formato ODT possiamo utilizzare questo servizio.

In pochi semplici passaggi la nostra conversione verrà realizzata senza la necessità di installare software sul nostro computer e senza dover acquistare nulla.

Semplice e rapido, quindi ottimo per gli insegnanti che devono trasformare file ricevuti dai propri allievi in formati "strani" o che devono più semplicemente ottenere un file in formato PDF in fretta e furia.

L'utilizzo come dicevo è molto semplice. Bisogna raggiungere l'url del sito: http://www.youconvertit.com/ConvertFiles.aspx quindi fare clic sul tasto SELECT IT e scegliere appunto il file che vogliamo convertire dal nostro computer.

Una volta scelto il file si apre una finestra che ci chiede in quale formato vogliamo convertire il nostro file. Possiamo trasformare anche immagini e video se vogliamo.

Scelto il formato possiamo decidere se mantenere lo stesso nome del file o cambiarlo.

Quindi non ci resta che inserire il nostro indirizzo mail per la conversione e fare clic sul tasto CONVERT IT.

Ci appare una finestra che ci chiede se ci vogliamo registrare. In questo caso abbiamo tre possibilità. Utilizzare il servizio gratuito (free) da registrati che ci permette di convertire file per 200 mega byte che verranno conservati a nostra disposizione on line protetti dal nostro account. Oppure i servizi a pagamento Basic e Premium dal costo rispettivamente di 8 e 15 euro circa che ci permettono di conservare 6 o 30 giga di file.

Se lo desideriamo comunque possiamo fare clic sul tasto SKIP (passa) e utilizzare il servizio senza registrazione. In questo caso il file ci verrà inviato nella nostra mail e non verrà conservato e tenuto a disposizione sui server di youconvertit.

Facendo clic QUI troviamo la tabella con l'elenco dei servizi offerti da youconvertit a seconda se ci registriamo o no e se scegliamo il servizio gratuito o a pagamento.

Il file che didaLGo ha convertito di prova utilizzato il sistema senza registrazione è arrivato dopo pochissimi secondi (si trattava di un semplice word trasformato in PDF) e tutto è funzionato per il meglio.

Quindi da provare e buone conversioni...

L'area disegno in Word

Inserendo una forma in Word ([Word2003] Inserisci-Immagine-Forme; [Word2007] Inserisci-Forme), viene automaticamente creata l'area disegno. Ma è davvero utile? A voi la scelta! Personalmente mi piace poter decidere se volerla o meno mentre inserisco una forma. Se non voglio che venga creata l'area disegno, le soluzioni sono due:
a) [Word2003] quando viene creata e ho il puntatore del mouse a forma di +, è sufficiente premere il tasto ESC e l'area disegno scompare
b) se voglio che non venga più creata automaticamente, posso andare [Word2003] su Strumenti-Opzioni-Standard e deseleziono l'opzione Crea automaticamente area di disegno durante l'inserimento di forme; [Word2007] Pulsante di Microsoft Office - Opzioni di Word - Impostazioni avanzate e deseleziono l'opzione Crea automaticamente area di disegno durante l'inserimento di forme

Informàti, o potremmo dire infòrmati?! :-), si lavora meglio!

Emanuele

I riferimenti incrociati in Word

Scrivendo lunghi documenti che contengano delle note a piè pagina, forse vi è già capitato di creare riferimenti tra le note. Per esempio, nel testo della nota 2 scrivete: Vedi nota 1. Ecco quel "1" è un tipico esempio di riferimento incrociato. Be', scrivere manualmente il numero "1" è molto semplice. Quello che vogliamo oggi è imparare a farlo usando il giusto comando di Word. In tal modo, se aggiungeremo una nota prima della nota 1, non dovremo essere noi a correggere manualmente il riferimento presente nella ex-nota 2 (che è diventata la 3) in cui comparirà: Vedi nota 2. Se non mi sono spiegato, guardate l'immagine ;-)




Bene. Come si fa?
1) crea la prima nota, come nel mio esempio iniziale
2) inserisci la seconda nota e scrivi come testo: Vedi nota
3) ora prepara il riferimento incrociato: [Word2003] Inserisci-Riferimento-riferimenti incrociati



4) in Tipo seleziona Nota a piè di pagina
5) in Inserisci riferimento a seleziona Numero nota a piè di pagina
6) Nel riquadro Per la nota a piè di pagina fai clic sulla nota a cui vuoi creare il riferimento, nel nostro caso la nota 1.



7) D'ora in poi, se aggiungeremo delle note prima della nota 1, il riferimento presente nell'attuale nota 2 si aggiornerà automaticamente, per esempio visualizzando l'anteprima di stampa.
Provare per credere!

Buon lavoro
Emanuele

Correttore ortografico di Word

Il correttore ortografico sottolinea in rosso le parole che non ha nel proprio dizionario. Nell'esempio che vediamo, la parola università è stata scritta senza la lettera à accentata finale, perciò è sottolineata in rosso. Cliccando sulla parola con il tasto destro, Word ci propone una serie di possibili alternative: in questo caso la prima è corretta ed è sufficiente cliccarla e così il nostro errore viene corretto.

Si verificano però altri casi in cui le parole sottolineate in rosso sono corrette, per esempio quando si tratta di nomi di persona o di luogo. Se il nome è corretto, conviene aggiungerlo al dizionario di Word, così non lo vedremo più sottolineato in rosso. Basta cliccare con il tasto destro e scegliere Aggiungi dal menu contestuale. Su una parola come Sanctis (De Sanctis) possiamo cliccare con il destro e aggiungerla. Può capitare che per sbaglio ci sia capitato di scegliere Aggiungi su unaparola non corretta: in tal caso abbiamo sostanzialmente disattivato il controllo ortografico per quella parola: d'ora in avanti non sarà più sottolineata in rosso. Come fare a toglierla da questo elenco? E, soprattutto, qual è il file?

Il file si chiama CUSTOM.DIC. Per modificare le parole che abbiamo inserito in questo elenco, basta andare (Word2007) sul pulsante di Office in alto a sinistra, poi scegliere in basso a destra Opzioni di Word e poi nell'elenco a sinistra cliccare su Strumenti di correzioni. Ok? Ora clic sul pulsante dizionari personalizzati... Poi Modifica parole. Finalmente abbiamo sott'occhio le parole aggiunte: possiamo eliminare quelle aggiunte per sbaglio.

In Word2003 o precedenti, Strumenti - Opzioni - Ortografia e grammatica - Poi clic sul pulsante Dizionari personalizzati e infine clic su Modifica.

Emanuele

Combinazioni rapide in Word

Ci sono situazioni in cui dobbiamo inserire determinati segni che non sono direttasmente presenti sulla tastiera. Per esemio il carattere delle virgolette basse, quelle a caporale. Oppure il trattino lungo, di cui parlavo pochi giorni fa e che con la tastiera di un portatile non è così agevole inserire. Allora? Creiamo una combinazione di tasti.

1) Menu Inserisci-Simbolo

2) Clicca in alto sulla scheda Caratteri speciali

3) Seleziona trattino (è la seconda riga)

4) Premi il pulsante Tasti di scelta rapida

5) La freccia lampeggia nella casella Nuova combinazione. qui puoi invetare la combinazione che preferisci. Naturalmente non deve essere usata per altro. Potremmo scegliere ALT+T. Per sceglierla basta premere ALT e tenendolo premuto premere anche T.

6) Ora premi il pulsante Assegna. Voilà! Ora per il nostro trattino basterà ALT+T.

Con Word2007 i menu sono finiti nel... nastro!

a) clicca sulla scheda Inserisci.

b) All'estrema destra troverai: Simbolo e nell'elenco che si apre alla fine clicca su Altri simboli... Finalmente siamo arrivati alla solita finestra inserisci-Simbolo. Da qui continua con il procedimento di sopra a partire dal punto 2)

Buon lavoro!
Emanuele

Le misure dei trattini di Word

L'altro giorno mi hanno chiesto come inserire i trattini con word, sapete quelli che separano le parole, oppure che servono per segnalare un inciso. Facile, direte voi! Se guardiamo la nostra tastiera troviamo il trattino a destra del tasto con i due punti e il punto. In realtà la questione è che esistono due diversi trattini, fondamentalmente.

Il primo è quello che usiamo per Friuli-Venezia Giulia. Questo trattino è facile da fare: basta scrivere Friuli e poi premere il tasto che dicevamo :-)

L'altro trattino, invece, qualche volta compare da solo con Word, l'avete notato? Solo che di solito per il nostro inciso ne viene fuori uno solo, così ci troviamo alla fine con due trattini diversi: uno breve e uno lungo... Insomma, se vogliamo fare le cose bene, facciamo bene da subito.

Se abbiamo una tastiera estesa (per intenderci, NON quella di un portatile), basta premere CTRL+-(Tn) che significa: premere il tasto Control e tenendolo premuto (questo è il significato del segno +) premere il tasto del segno meno, che troviamo nel tastierino numerico all'estrema destra della tastiera, di fianco al simbolo dell'asterisco (ecco la spiegazione di Tn: tastierino numerico). Attenzione, perché se lo facciamo con l'altro segno meno, quello di cui parlavo prima, otteniamo un altro risultato...

E se abbiamo la tastiera di un portatile? La cosa è un po' più complicata, perché la tastiera numerica è inserita in mezzo ai nostri tasti... avete notato? J=1, K=2, L=3... ò=- Eccolo il tasto che serve! Avrete anche notato che ha un colore diverso (sul mio portatile è in blu). Per ottenerlo bisogna premere anche il tasto Fn che nel mio caso si trova in basso a sinistra della tastiera. Nel groviglio di tasti bisogna fare così:

premi il tasto Fn; tenendolo premuto premi il tasto Ctrl; tenendo premuto questi due tasti, premi il tasto con la ò (su cui c'è il simbolo del trattino).

Ecco! Ci siamo!

Un po' lunga la faccenda... Come soluzione direi che conviene crearsi una combinazione di tasti. Lo vedremo la prossima volta. Nel frattempo... sciogliete le dita che si saranno aggrovigliate!

Emanuele

Diamo i numeri... alle tabelle!

L'altro giorno ho preparato una relazione contenente molte tabelle. E' sempre opportuno numerarle, per potervi fare riferimento. La soluzione in Word è di usare il comando:

1) Inserisci-Riferimento-Didascalia...
2) Nelle opzioni in etichetta scegliamo Tabella
3) Ora premiamo Ok.

Come vedete, nel documento abbiamo una didascalia che dice: Tabella 1. E' sufficiente posizionarci dopo ogni tabella a cui vogliamo aggiungere la didascalia e ripetere i passaggi, oppure, per fare più velocemente, basta copiare la riga "Tabella 1" che è stata creata prima e incollarla dove serve. Sembra di averla duplicata -continua a esserci scritto Tabella 1?!

Allora posizioniamo il cursore nel mezzo del testo e premiamo il tasto F9. Voilà! Ora è aggiornato il numero progressivo e avremo Tabella 2.

Con il pulsante Nuova etichetta possiamo personalizzare il testo che viene inserito automaticamente. A me serviva non Tabella, ma solo Tab. Perciò è bastato:

1) cliccare su Nuova etichetta
2) digitare -nel mio caso!- tab.
3) premere Ok. tutto qui!

Prima di stampare il documento sarà utile aggiungere al fondo, o all'inizio, un indice delle tabelle. Lo facciamo così:

1) Inserisci-Riferimento-Indici e sommario
2) clic su Indice delle figure
3) Nella parte bassa dove dice: Etichetta didasc. scegliamo Tabella.
4) Premiamo Ok e... il nostro documento ha bell'e fatto un indice delle tabelle presenti!

Buon lavoro!

Emanuele