Il salvataggio dei documenti e il formato RTF

La prima volta che salvo un documento con Microsoft Word mi sarà chiesto il nome e la cartella in cui voglio salvare. Perciò, la prima volta è indifferente scegliere File- Salva oppure File - Salva con nome: in entrambi casi sarò portato alla finestra Salva con nome, all'interno della quale posso scegliere la cartella in cui salvare il documento e digitare in basso il nome del documento.
Posso anche salvare un documento cliccando sul pulsante della barra degli strumenti standard con il disegno di un dischetto. Oppure posso usare una combinazione di tasti: MAIU+F12.
Se ho già salvato il documento almeno una volta, usando il comando File-Salva non mi sarà più chiesto né il nome né la cartella in cui salvarlo e il documento sarà automaticamente salvato. L'unica cosa che posso notare è che in basso verso destra compare il disegno del dischetto, sulla barra di stato (la barra di stato è l'ultima riga della finestra di Word, quella dove compare l'indicazione del numero di pagina su cui siamo, la lingua usata da Word per correggere gli errori di ortografia ecc.), a segnalarmi il salvataggio in corso. Tieni conto che se il documento è molto piccolo di dimensione, può darsi che non ci sia il tempo di accorgersi che il dischetto lampeggia: ormai il documento è stato salvato!
Osserva che Word propone come nome del documento le parole che sono nella prima riga fino a un segno di interpunzione. Se la prima riga fosse vuota, Word propone come nome del documento "doc1". Puoi cancellare ciò che ti propone cliccando all'interno della casella nome file e premendo il tasto BACKSPACE per cancellare e inserire il nome desiderato.
Se so che il mio documento sarà usato da utenti che non dispongono di Word, potrei salvarlo in un formato leggibile anche con altri programmi. Aprendo l'elenco dei tipi di file nella finestra Salva con nome, compare per esempio il formato RTF (Rich Text Format): è un formato leggibile con molti altri programmi, anche più vecchi del nostro. Infatti se uso Word2003, quando salvo, il documento avrà il formato usato da Word2003. Supponiamo che questo file venga salvato su dischetto e consegnato a qualcuno che ha un computer con Word97: non potrà leggerlo, perché Word97 non conosce il formato dei documenti creati con Word2003. Soluzione? Sul mio computer con Word2003 salvo il documento nel formato RTF: a questo punto anche il mio amico con Word97 potrà aprire e leggere il file.

Buon lavoro!

Emanuele

Dove abbiamo salvato il nostro documento di Word?

Una volta che abbiamo stampato un documento, può capitare che non ricordiamo più il nome che aveva il file che abbiamo digitato: poco male, dirà qualcuno, tanto ormai è stampato. E se invece dobbiamo apportare delle modifiche al file? e non ricordiamo più come si chiama, o peggio, non sappiamo più dove l'abbiamo salvato?

Ecco che ci viene in aiuto una funzionalità di Word, che consente di inserire nel documento informazioni relative al documento, come il percorso e il nome del file (stiamo parlando di "campi", così li definisce Word). Supponi di aver creato il documento: manuale_utente.doc e averlo salvato in d:\doc

Segui questo procedimento:

1) Visualizza il piè pagina (Visualizza-Intestazione piè pagina e poi spostati nel piè pagina).

2) Inserisci-Campo... Scegli la categoria "Informazioni documento" e poi nella parte destra (Nomi dei campi) seleziona "FileName". Come immaginerai facilmente, tale comando inserirà il nome del file nel piè pagina, ma io vorrei aggiungere anche il percorso in cui si trova il file. A tal scopo clicca sul pulsante in basso a sinistra: Opzioni... Ci sei? Benissimo, ora clicca in alto a destra su "Parametri specifici" e aggiungi \p premendo sul pulsante Aggiungi al campo. come risultato, dovresti vedere in basso FILENAME \p
Molto bene, ora premi Ok due volte -per chiudere le due finestre- e vedrai che nel piè pagina del tuo documento comparirà il nome del documento con il percorso completo in cui si trova. Potresti anche ridurre la dimensione del carattere a 6 punti e magari impostare il tipo di carattere Arial, così non dà nell'occhio, ma risulta leggibile.

D'ora in avanti non perderemo più tempo a cercare file...

Il salvataggio automatico in Excel

Lo sapevate? Anche in Excel esiste il salvataggio automatico, ma non è attivato in modo predefinito. Per rendere disponibile tale funzionalità è sufficiente andare su Strumenti-Componenti aggiuntivi e poi spuntare Salvataggio automatico. Poi si chiude la finestra e a questo punto troverete nel menu Strumenti la voce Salvataggio automatico... da cui potrete attivare e determinare ogni quanti minuti salvare la vostra cartella di lavoro, se vogliamo essere avvisati prima del salvataggio e altro ancora.

Buon lavoro!

Tanto c'è il salvataggio automatico...

In Word lo conosciamo tutti. Si può attivare andando su Strumenti-Opzioni-Salva, impostando dopo quanti minuti deve salvare automaticamente. Solitamente è impostato su 10 minuti: secondo me è troppo poco frequente. Avete mai pensate quanto testo potete scrivere in 10 minuti? Meglio ridurre, per esempio a 5 minuti.

Il salvataggio automatico che cosa fa? All'intervallo da noi impostato Word salva automaticamente il file in una certa cartella. E quale? Per saperlo, vai su Strumenti-Opzioni-Directory predefinite e leggi ciò che è impostato in "Salvataggio automatico file".

Se si verifica un problema e Word si chiude senza consentire all'utente di salvare, al successivo riavvio del programma saranno aperti gli eventuali documenti presenti in quella cartella, così l'utente può decidere se salvarli, oppure no.

Attenzione! Certe volte il documento da noi salvato può essere più recente di quello del salvataggio automatico. Supponi di impostare il salvataggio automatico ogni 5 minuti:

Alle 16.00 salvi il tuo documento

Alle 16.05 il documento è salvato automaticamente

Alle 16.07 salvi tu il documentoAlle 16.08 Word si blocca e devi riavviarlo.

A questo punto Word aprirà il documento recuperato delle 16.05, ma quello che hai salvato tu alle 16.07 è più recente!! Quindi attento a non tenere il file sbagliato.

La prossima volta scopriremo se esiste il salvataggio automatico anche in Excel (?!) ;-)

Buona giornata e... non dimenticare di farti sempre una copia dei file importanti!