sabato 4 agosto 2007

Come creare un sommario automatico con Word

[Vedi il nuovo post Creare titoli numerati automaticamente da utilizzare nel sommario di Word]

Se abbiamo scritto un documento di 10-20 o più pagine, probabilmente sarà diviso in diversi capitoli e sarà opportuno che esistano il numero di pagina e soprattutto un sommario (o indice) del contenuto. Il sommario è importante in un documento, perché aiuta il lettore a prendere visione di come è strutturato il nostro lavoro e gli consente di accedere alle pagine di suo interesse senza dover sfogliare tutto il documento che abbiamo scritto. Naturalmente posso creare il sommario a mano: a inizio, o fine, documento ricopio i titoli dei capitoli e aggiungo accanto la pagina su cui si trovano. L'avete già fatto? E' un procedimento un po' lungo e soprattutto bisogna prestare molta attenzione se apportiamo modifiche dell'ultimo momento che comportino un cambio al numero delle pagine: in tal caso va rivisto il sommario, perché il capitolo 3 che era a pag. 45 non sia finito magari a pag. 46! E forse c'è anche un altro problema: l'allineamento dei numeri di pagina. Riesce sempre bene? Le unità sotto le unità e le decine sotto le decine...? Troveremo una soluzione il giorno in cui parleremo delle tabulazioni in Word.

Oggi, invece, cerchiamo di capire come creare un sommario automaticamente, usando funzioni presenti in Word. E' necessario che abbiamo utilizzato gli stili nel nostro documento. Ricordate uno dei precedenti post sugli stili?

Supponiamo di avere 3 capitoli: Capitolo 1, Capitolo 2, Capitolo 3, ciascuno con il suo testo.

Vediamo il procedimento in Word 2000-XP-2003:


1) selezioniamo la riga del Capitolo 1
2) applichiamo lo stile Titolo 1 (Word 2000-XP-2003: è sufficiente aprire la casella dello stile, presente sulla barra degli strumenti formattazione, e scegliere Titolo 1 dall'elenco;
in Word2007 basta scegliere dal menu Home, nella casella degli stili lo stile Titolo 1)

3) ripetiamo l'operazione precedente per gli altri due titoli di capitolo. Bene, naturalmente la formattazione dei nostri titoli è cambiata, in base alle caratteristiche dello stile Titolo 1 (Nulla impedisce di modificare in seguito lo stile Titolo 1)

4) ora posizioniamo il punto di inserimento dove vogliamo che compaia il sommario
5) a questo punto dobbiamo solo fare clic sul menu Inserisci-Indici e sommario
6) nella finestra che si apre scegliamo in alto Sommario
7) possiamo modificare il modello in base al quale sarà creato il sommario (posizione dei numeri di pagina ecc.) e infine premere Ok
8) come risultato abbiamo un sommario generato automaticamente. Sarà costituito da 3 righe (Capitolo 1, Capitolo 2, Capitolo 3 con il loro numero di pagina).

In Word2007 per l'inserimento del sommario si procede così:








0) naturalmente avremo applicato lo stile ai nostri titoli!

1) clic sul menu Riferimenti. Sulla sinistra compare Sommario con una piccola freccia in basso. Basta cliccarci sopra e nell'elenco che si apre possiamo scegliere il primo modello predefinito di sommario e il gioco è fatto. Se vogliamo personalizzare il comando, basta cliccare al fondo di quell'elenco su Inserisci sommario... e ci troveremo in una finestra simile a quella delle versioni precedenti.
La differenza importante rispetto alla creazione manuale del sommario è questa: se modifichiamo le pagine del nostro documento aggiungendo o eliminando righe di testo, quando stamperemo il documento i numeri di pagina del sommario si aggiorneranno automaticamente.



Mai più numeri di pagina errati nei nostri sommari :-)

Vedi il nuovo post Creare titoli numerati automaticamente da utilizzare nel sommario di Word!

26 commenti:

Anonimo ha detto...

Grazie DidaLgo per le chiare spiegazioni. Mi hanno aiutato molto, altro che il sito Microsoft..

emanuele ha detto...

splendido! e' proprio questo che spera di fare didaLGo con i suoi post..
buon lavoro!
Emanuele

Azzurra ha detto...

Ciao

il mio problema è che, avento titolo lunghi, nell'indice mi vanno a capo ma vorrei che si riallineassero alla prima riga in modo da lasciare ben visibile il numero del capitolo (o sottoparagrafo).
sai aiutarmi?

grazie azzurra

emanuele ha detto...

ciao Azzurra,
una prima soluzione potrebbe essere modificare la dimensione dello stile che viene usato nel sommario (se i titoli non sono davvero "molto" lunghi! nel senso che se vanno a capo per 1-2 parole potresti fare così. se noti, nel sommario si usa lo stile sommario1 per il livello 1, sommario2 per il livello 2. può andare bene?
Emanuele
ps altrimenti cerchiamo la seconda soluzione

Azzurra ha detto...

ciao, non speravo più in una risposta :-P così mi era venuto in mente anche a me di modificare gli stili andando ad inserire lo sporgente, anche se non era proprio come immaginavo. anche perchè, comunque, i titoli andando a capo non ripartivano esattamente allo stesso punto...cmq ho impaginato così.
grazie comuque
azzurra

emanuele ha detto...

mi spiace per il ritardo... comunque mi fa piacere che tu abbia trovato una soluzione!
ciao!
Emanuele

Francesco ha detto...

Ma se io ho il titolo del capitolo su due righe, divise dall'A CAPO, tipo:

"Capitolo 1
L'inizio"

quando faccio il sommario me lo considera come due capitoli diversi. esiste un sistema per risolvere questo problema? Grazie

emanuele ha detto...

of course.. Francesco! la soluzione è inserire una interruzione di riga nel documento dopo Capitolo 1 e NON andare a capo premendo invio. In pratica:
1) digita Capitolo 1
2) ora premi MAIUSC+INVIO cioè maiuscolo e insieme premi una volta Invio
3) digita L'inizio

a questo punto se hai già fatto il sommario devi solo più aggiornarlo (mettiti nel sommario e premi F9 poi scegli di aggiornare l'intero sommario) e il gioco è fatto!
ciao!
Emanuele

Anonimo ha detto...

qualcuno sa per caso come fare in modo che l'indice che si crea non sia ordinato alfabeticamente bensì secondo le pagine?

Giorgia ha detto...

Scusate, ho ancora qualche problema con l'indice automatico: come faccio a ripristinare il carattere originario dei titoli dei capitoli e dei paragrafi, senza farlo uno per uno? Grazie mille, Giorgia

emanuele ha detto...

in pratica vuoi che lo stile del sommario corrisponda a quello dei tuoi titoli? per non farlo uno alla volta, ti conviene modificare lo tile del sommario. se guardi nell'elenco degli stili troverai lo lo stile sommario 1, Sommario 2, Sommario 3 e cosi' via. modificando lo stile Sommario in modo che sia uguale allo stile che hai usato per iltitolo 1 ottieni il risultato voluto.
ciao
emanuele

Federica Pizzuto ha detto...

A distanza di 4 anni dalla pubblicazione le sue indicazioni sono state comunque utilissime.

emanuele ha detto...

splendido, Federica. alcune cose non invecchiano :-)
e scrivendo la tesi un sommario non manca mai...

vale ha detto...

dov'è la tendina riferimenti?

emanuele ha detto...

ciao Vale,
ho modificato il post aggiungendo l'immagine del menu Riferimenti, presente solo in Word 2007! Per Word 2003 il menu è Inserisci - Riferimento - Indici e sommario.
ciao!
Emanuele

Jila17 ha detto...

GRAZIE!!!! Mi hai davvero aiutato nella stesura del sommario per la tesi, ti ringrazio di cuore, stavo uscendo pazza ;D

emanuele ha detto...

splendido, Jila! cosa c'è di meglio per didaLGo se non aiutare a... non perdere la testa? ;-)
(scherzo!)
Emanuele

Nadia ha detto...

Grazieeeeeeeeeeeee

emanuele ha detto...

ehi Nadia,
dal numero delle "e"... direi che il post ancora una volta è servito! :-)
buona giornaaaaaaaaaata
Emanuele

Paolo Dalle Tezze ha detto...

Molto utile, grazie mille

Paolo Dalle Tezze ha detto...

sarà che su molte cose sono "indietro"....ma il tuo post mi è stato molto utile...grazie

emanuele ha detto...

Paolo, è sempre un piacere riuscire ad aiutare i nostri lettori! nessuno è indietro... è solo questione di tempo!

stefania ha detto...

Scusami, le tue indicazioni sono state provvidenziali...tuttavia avrei bisogno di un'ulteriore dritta: vorrei che i paragrafi all'interno dei vari capitoli risultino numerati diversamente dal titolo del capitolo vero e proprio. più o meno come si trattasse di un elenco puntato. ti faccio un esempio:
1.Capitolo
1.1 paragrafo
1.2 paragrafo
1.3 paragrafo
è possibile ottenerlo nel sommario??

stefania ha detto...

Ciao Emanuele. I consigli che hai dato sono veramente provvidenziali. Posso chiederti un'altra cosa? Vorrei riuscire a distinguere ulteriormente nel sommario i capitoli dai paragrafi, per ottenere qualcosa tipo elenco numerato. ti faccio un esempio:
1. capitolo
1.1 paragrafo
1.2 paragrafo
1.3 paragrafo
2. capitolo
e così via. io per il momento non son riuscita, sai come aiutarmi?

emanuele ha detto...

oh, certo! mi fa piacere che al 23° commento... :-) qualcuno sia andato oltre, arrivando al cuore dell'uso degli stili per creare un sommario con livelli strutturati. dunque... sarà una spiegazione dettagliata nella migliore consuetudine di didaLGo. lasciami un paio di giorni, ok? la mia risposta sarà un nuovo post, vista l'importanza del tema trattato. a presto
Emanuele

emanuele ha detto...

Molto bene, ho preparato un post che risponde al quesito di Stefania: Creare titoli numerati automaticamente da utilizzare nel sommario di Word.