Creare titoli numerati automaticamente da utilizzare nel sommario di Word

Questo post è una evoluzione di Come creare un sommario automatico con Word pubblicato in omaggio a Stefania, lettrice di didaLGo, che ha chiesto un approfondimento.

1. Premessa
Mi sa che un titolo come quello che ho scelto richiede qualche spiegazione :-)
Questo post, lungo, vuole spiegare come sia possibile, utilizzando gli stili in modo avanzato, creare automaticamente la numerazione dei titoli, come vedete in questo stesso post: 1, 1.1 , 1.2, 2, 2.1 e utilizzare tale numerazione nel sommario creato automaticamente da Word.
Il modo migliore per farvi capire dove arriveremo, se mi seguirete passo-passo, è farvi vedere il sommario automatico che sarà creato in Word:

Che ne dite? Allora, partiamo!
Dimenticavo una precisazione: qualcuno parla di "indice del documento", ma in Word l'indice è un'altra cosa (sarebbe l'indice degli autori, o dei luoghi, o degli argomenti e così via).

2. Requisiti
  2.1. Software
La spiegazione riguarda il procedimento da utilizzare con Word2003. Con Word2007-2010 non cambia la teoria, ma soltanto l’interfaccia, ossia i comandi sono un po’ diversi da trovare, ma alla fine otterremo lo stesso identico risultato.

  2.2. Competenze Word
Per arrivare sani e salvi alla fine del post sarebbe meglio saper utilizzare gli stili e saper creare un sommario automatico. Ma questo, se siete fedeli lettori di didaLGo  lo sapete già fare. In passato alcuni post hanno trattato questi due argomenti. In ogni modo cercherò di ricordare i passaggi principali, così arriviamo insieme sani e salvi alla fine della… gita informatica!

3. Procedimento
  3.1. Scrivere il documento
In linea generale, personalmente preferisco innanzitutto scrivere il testo, senza badare particolarmente alla formattazione, e poi occuparmi di ciò che non è contenuto, ma aspetto: formato carattere, paragrafo, margini ecc. Dopo tutto, la prima cosa da fare è scrivere il testo, senza distrazioni. O no?
Nella stesura del documento è opportuno che esista almeno la struttura minima di titolazione, ossia un titolo di primo livello, uno di secondo e, qualora la struttura sia particolarmente analitica, uno di terzo. Non andrei oltre, anche se Word ci consentirebbe in linea teorica di arrivare a 9 livelli! Mi auguro nessuno arrivi mai a tanto. Sarebbe qualcosa come un titolo così:
1.5.2.3.5.2.2.3.1
Che ne pensate? Ma se anche solo fossero 4 livelli, diventerebbe:
1.5.2.3  ossia, mi trovo nel terzo paragrafo del secondo sottocapitolo del quinto capitolo della parte uno… [io ripenserei alla struttura del mio documento, che va comunque definita prima di cominciare a scrivere!]

  3.2. Applicare la formattazione
 In vista della creazione del sommario automatico, è consigliabile applicare una formattazione ai nostri titoli. Naturalmente sarà possibile successivamente modificarla a piacere e le modifiche saranno automaticamente applicate ovunque avremo utilizzato gli stili.

  3.3. Creare gli stili
Posizioniamoci sul titolo di livello 1. Creiamo lo stile. Beh, per questo basta fare clic nella casella in alto a sinistra, dove al momento ci sarà scritto probabilmente qualcosa come Normale + …, cancellare quanto è scritto e scrivere per esempio Liv_1 e poi premere Invio.

Se tutto ha funzionato, aprendo l’elenco di voci presenti in quella casella, dovremmo trovare almeno Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3 e Liv_1 (più qualche altro stile).

  3.4. Impostare il livello di struttura per uno stile
Formato - Stili e formattazione. Si aprirà sulla destra un riquadro in cui vedremo tra gli altri il nostro stile Liv_1. Lo clicchiamo con il tasto destro e scegliamo Modifica.

In questa finestra di dialogo andiamo in basso a sinistra su Formato - Paragrafo.
Ora impostiamo il livello struttura. Come vedete, ora è impostato “corpo del testo”, ma è possibile scegliere da Livello 1 a Livello 9. Noi impostiamo: Livello 1. Cambia qualcosa? Apparentemente no, ma è giusto così.
Chiudiamo la finestra premendo su Ok. Ora siamo nuovamente nella finestra Modifica stile. [Se avete chiuso troppe finestre… tornate sullo stile e premete tasto destro e clic su Modifica]

  3.5. Impostare l’elenco numerato a struttura per uno stile
Di nuovo clic in basso a sinistra su Formato-Numerazione.
Ora scegliamo Struttura e poi clic sul terzo schema, tipo: 1., 1.1., 1.1.1.
Ora clic sul pulsante in basso a destra: Personalizza…

Verifichiamo che il livello in alto a sinistra sia impostato su 1.
Questa finestra di dialogo consente anche di impostare alcune caratteristiche specifiche dell’elenco numerato, come lo stile numero (1,2,3 A,B,C, ecc), la posizione del numero, la tabulazione ecc.

  3.6. Collegare il livello a uno stile
Ora clic sul pulsante Altro che vedete sulla destra (dopo averlo cliccato, diventerà: Standard).

In basso, dove compare Collega livello a stile, impostiamo il nostro stile Liv_1

Da qui in avanti dobbiamo:

• posizionarci sul titolo di livello 2
• creare lo stile
• impostare il livello di struttura
• impostare l’elenco numerato strutturato
• collegare il livello allo stile. Qui dobbiamo prestare attenzione, perché Word nella finestra "Personalizza struttura elenco numerato" propone in alto a sinistra Livello 1, anche se siamo sullo stile Liv_2 (che avrà un livello di struttura Livello 2, vedi par. 3.4.). Perciò dobbiamo noi manualmente cliccare su 2 e poi impostare in basso a sinistra collega livello a stile: Liv_2. Ora possiamo notare che sulla destra è spuntata la casella Riprendi numerazione dopo e automaticamente è stato impostato Livello 1 (infatti siamo su un paragrafo di livello 2).

  3.7. Creare il sommario
Se non abbiamo altri livelli, il gioco è fatto. Si tratta solo di applicare agli altri titoli presenti nel nostro documento lo stile Liv_1 e Liv_2 e per finire… creare lo stile in un battibaleno! (Inserisci-Indici e sommario - Sommario e se non sapete come fare, leggete questo post di didaLGo:

http://didalgo.blogspot.it/2007/08/come-creare-un-sommario-automatico-con.html

Se qualcuno vuole il file word che contiene questo post con gli stili creati e il sommario e tutto quanto, scriva a didallgo@gmail.com  (occhio che nell'indirizzo email ci sono due "elle": didallgo!)

Buon lavoro!
Emanuele

Usare la mappa documento in Word

Qualcuno di voi ha già usato la mappa del documento? In Word 2003 la troviamo sotto il menu Visualizza-Mappa documento; in Word 2007 sul nastro Visualizza e poi basta spuntare Mappa documento. Bene. E ora, direte voi? Forse ai più sarà solo comparso sulla sinistra un riquadro vuoto, o magari con qualche frase del vostro documento. Boh! A che cosa mi serve? Come tutte le cose, funzionano bene solo se... usate bene! La mappa documento serve a visualizzare la struttura del vostro documento, identificata da Word in base ai titoli presenti nel vostro documento, apparentemente scelta in modo casuale. Eh già e come faccio a far capire a Word quali sono i miei titoli? La soluzione si ottiene se usiamo gli stili. Una semplice prova? Scriviamo il testo di Word che vedete nella figura. Naturalmente, un qualunque testo va bene :-)

Ora, posizioniamo il cursore su Capitolo 1 e poi applichiamo lo stile Titolo 1 (se avete Word 2007 lo potete fare cliccando in alto a destra sul nastro Home e poi scegliendo Titolo 1; con word 2003 in alto a sinistra sulla barra degli strumenti Formattazione vedrete una casella con scritto dentro Normale+... aprite l'elenco e scegliete Titolo 1). A questo punto dovreste vedere che nella Mappa documento è comparso Capitolo 1. Ora dove abbiamo scritto Capitolo 1.1 posizioniamo il cursore e applichiamo lo stile Titolo 2: come prima, vedrete che ora compare Capitolo 1.1 nella mappa documento, visualizzato come sotto livello di Capitolo 1 (un po' come accade in Esplora risorse se avete cartelle e sottocartelle). Carino, vero? In conclusione, se il nostro documento è lungo e ben strutturato, la mappa documento diventa un comodo strumento per navigare all'interno del nostro testo. Infatti, facendo clic su una delle voci presenti nella mappa documento, sarà visualizzata la pagina che contiene il titolo su cui avete cliccato.  

La mappa documento risulta utile solamente se state utilizzando gli stili nel vostro documento. Come dire che non usare gli stili in Word vuol dire perdere molto della sua efficacia!

Emanuele

Utilizziamo gli stili

Quanti di voi utilizzano gli stili scrivendo con Word? Se qualcuno risponde no, be', posso assicurargli che in realtà li utilizza anche lui/lei!? Ah sì? Vediamo un po' di capire.

Se apro Word, il documento che viene creato in automatico ha alcune impostazioni predefinite: margini, lingua, formato del foglio, dimensione del carattere, tipo, interlinea e molte altre. Infatti appena scrivo, ecco che vengono utilizzate. Solitamente nel corso della stesura del documento interveniamo su queste caratteristiche di base, modificandole a piacer nostro. Bene, tutte queste modifiche le stiamo apportando allo stile Normale: se usi una versione di Word anteriore a Word2007, è visibile in alto a sinistra, sulla barra degli strumenti formattazione la casella Stile: vi leggerai Normale.

Se usi Word2007, troverai verso il centro della barra dei pulsanti una sezione
che si chiama Stili, il primo bordato sarà Normale.

Altro esempio: avete mai inserito note a piè di pagina? Ne ho già parlato. In tal caso il testo della nota è impostato a dimensione 10 e utilizza lo stile Testo nota a piè di pagina. E se volessimo tutte le note a dimensione 9? Il procedimento più utilizzato -a quanto vedo- è questo: l'utente va nelle note, seleziona tutto il testo e imposta la dimensione a 9. Ben fatto. Davvero? Mica tanto! Infatti, alla prossima nota che inserisce, sarà utilizzato sempre lo stile Testo nota a piè di pagina, che continua a essere impostato a dimensione 10. Ecco come può capitare che alla fine della stesura il nostro documento abbia alcune note a 9, altre a 10... e vai tu a cercarle e correggere! Io preferirei in questo caso modificare lo stile.

In Word XP/2003 si fa così:

1) Menu Formato-Stili e formattazione...

2) ora si apre sulla destra il riquadro della attività, dove compare un elenco di stili. Dovremmo trovare Testo nota a piè di pagina.. e invece non c'è!

3) per poterlo visualizzare, facciamo così: nel riquadro attività in basso compare la casella: Mostra. Scegliamo Personalizza...

4) nella finestra che si apre scorriamo l'elenco fino a trovare Testo nota a piè di pagina e lo spuntiamo, poi chiudiamo la finestra premendo Ok. Ora nell'elenco degli stili compare anche quello voluto.

5) modifichiamo lo stile cliccandoci sopra con il tasto destro e scegliendo Modifica... Da qui si tratta solo di cambiare le impostazioni come voluto.

6) alla fine PRIMA di premere Ok, è fondamentale decidere se vogliamo che queste modifiche siano valide solo per il documento su cui stiamo lavorando (e allora basta chiudere la finestra con il pulsante Ok), oppure se vogliamo che tutti i nuovi documenti che scriveremo abbiano queste impostazioni (in tal caso è necessario spuntare la casellina Aggiungi al modello e poi premere Ok).

Per chi usa Word2007:
1) fai clic in basso a destra nella sezione Stili della
barra dei pulsanti, dove vedi una freccia che punta a destra
2) nella finestra che si apre clicca in basso sul terzo pulsante, Gestisci gli stili -dove ci sono due A con il simbolo di una matita
3) nella finestra che si apre scorri fino a trovare lo stile Testo nota a piè di pagina e poi clicca sul pulsante Modifica...
4) imposta le caratteristiche volute e infine decidi se vuoi rendere queste modifiche valide per tutti i prossimi documenti. in tal caso scegli "Nei nuovi documenti basati sul modello")
5) chiudi le varie finestre aperte andando sul pulsante Ok.

Bene! Ora abbiamo modificato lo stile del testo delle note: stiamo lavorando meglio :-)

Potete immaginare che tutto ciò si potrebbe applicare allo stile Normale. Quanti di voi creano un nuovo documento e come prima cosa cambiano la dimensione, o l'interlinea, o magari l'allineamento tutte le sacrosante volte? E allora perché non cambiare lo stile Normale una volta per tutte??

Come scrivere con stile

Word è uno strumento che consente di impostare tutta una serie di caratteristiche del testo che possiamo definire complessivamente formattazione: dimensione carattere, tipo di carattere, interlinea, rientri, colore, lingua… potremmo continuare con un lungo elenco. Se siamo abituati a scrivere con una certa frequenza, è possibile che abbiamo un "nostro stile”, avremo cioè scelto un carattere, una dimensione, un allineamento ecc. che usiamo in modo standard. Avviando Word ci vengono proposte tutta una serie di impostazioni predefinite. Siamo poi noi a selezionare il testo e cambiarle. Tutte le volte. Cerchiamo di trovare una soluzione più efficiente.

Hai mai notato che in alto a sinistra (Word2000-2002-2003), sulla barra degli strumenti Formattazione è presente una casella con scritto all’interno Normale? (è la casella dello Stile). Lo stile in Word è una funzione che permette di memorizzare tutte le impostazioni di formattazioni del nostro testo all’interno di un’etichetta, lo Stile, appunto. Se apri l’elenco degli stili, vedrai che compaiono anche Titolo 1, Titolo 2, Titolo 3. Sono Stili predefiniti, che Word crea automaticamente. Prova un po’ a scrivere una riga di testo, poi apri la casella dello stile e scegli per esempio Titolo 1. Visto? Con un solo clic hai applicato diverse caratteristiche al tuo testo. Ora cerchiamo di sfruttare bene questa funzione.

Oggi impariamo a personalizzare lo stile Normale. Supponiamo di voler scrivere a dimensione 11, carattere Verdana, allineamento giustificato, interlinea 1,5.

In Word2000:

Menu Formato-Stile, poi seleziona lo stile Normale sulla tua sinistra. Ora vai sul pulsante Modifica… A questo punto usando il pulsante Formato… scegli Carattere/Paragrafo per impostare tutte le caratteristiche volute. Quando hai apportato le varie modifiche, ricordati di spuntare la casellina Aggiungi al modello. In tal modo queste modifiche saranno disponibili per ogni prossimo nuovo documento. Alla fine chiudi l’ultima finestra (non c’è bisogno di premere Applica, basta chiuderla). Fatto! D’ora in avanti alla creazione di un nuovo documento troverai il tuo stile normale.

In WordXP-2003:

Menu Formato-Stili e formattazione. Ora si aprirà sulla destra dello schermo il riquadro delle attività. Vedrai un elenco di stili, fai clic con il tasto destro sullo stile Normale e scegli Modifica. Bene, si aprirà una finestra che ti consente di modificare le caratteristiche dello stile. Dopo averlo fatto, ricorda di spuntare Applica al modello. Poi chiudi la finestra… Fatto!

In Word2007:

Clicca su Home. Nella sezione Stili, fai clic con il tasto destro sul riquadro Normale e scegli Modifica. Ora applica tutte le modifiche volute. Prima di chiudere, ricorda di impostare “Nei nuovi documenti basati sul modello”.

La prossima volta impareremo a creare un nostro stile!