venerdì 31 agosto 2007

La sintassi delle funzioni in Excel


Certe cose sembrano scontate ma ...

Lavorare con Excel vuol necessariamente dire utilizzare delle funzioni.
Grazie ai sistemi di aiuto del software possiamo inserire le funzioni senza doverne comprendere in pieno gli elementi che le caratterizzano. Conoscendo però le regole che dettano la sintassi delle funzioni, utilizzarle può diventare più agevole. Tutte le funzioni infatti seguono un insieme di regole comuni che se conosciute ci possono aiutare ad inserire funzioni anche
sconosciute con rapidità e senza errori.

Proviamo a scoprirle insieme.

Prima di tutto ogni funzione inizia con il simbolo = (quello che noi conosciamo come il simbolo
dell'uguale). Una volta digitato questo simbolo in una cella Excel comprende che vogliamo svolgere una operazione matematica (riferimenti di cella, formule ed appunto funzioni).

Come secondo elemento, senza lasciare spazi, deve essere inserito il nome corretto della funzione(non importa se maiuscolo o minuscolo, per excel non ci sono differenze).

Iniziamo con il fare alcuni esempi: digitando =somma excel capirà che vogliamo utilizzare la funzione Somma, se digitiamo =MEDIA excel capirà che vogliamo utilizzare la funzione Media, se digitiamo =Oggi excel capirà che vogliamo utilizzare la funzione Oggi. Dunque si inizia con il simbolo
= e si prosegue con il nome della funzione. Andiamo avanti.

A questo punto bisogna aprire la parentesi tonda ( Attenzione si usano solo parentesi tonde nelle
formule e funzioni e non le quadre o graffe. Ricordiamoci anche di non inserire mai degli spazi all'interno della nostra funzione. Pertanto tutto dovrà essere attaccato per benino senza spazi vuoti.

Ritorniamo alla nostra parentesi tonda. Viene aperta per indicare gli argomenti ovvero indicare
ad excel gli elementi utili per svolgere la funzione che abbiamo scelto. Dunque se facciamo una somma gli argomenti saranno le celle che dobbiamo sommare, se facciamo una media gli argomenti saranno le celle di cui dobbiamo calcolare la media aritmetica, e così via.

La nostra funzione ora è =NomeFunzione(

Andiamo avanti. Ora dobbiamo inserire gli argomenti. Come indicato prima si tratta di chiarire ad excel su cosa vogliamo applicare la nostra funzione. Anche per gli argomenti non importa usare maiuscole o minuscole. Possiamo indicare diversi tipi di dati che vanno da numeri, a testi, a riferimenti di cella. Variano a seconda della complessità e del tipo di funzione.

Facciamo qualche esempio con la funzione somma: =somma(a4:a8) In questo caso la nostra funzione ha come argomenti A4:A8 che si può leggere da A4 a A8 ovvero "caro excel fai la somma di tutti gli importi presenti nell'intervallo di celle compreso tra la cella A4 e la cella A8 (A4, A5, A6, A7 e A8)". Per leggere questo tipo comunissimo di argomenti dobbiamo infatti sapere che i due punti :
indicano un intervallo di celle che va dal riferimento di cella indicato prima dei due punti fino allai cella indicata dopo i due punti. Nell'esempio appunto l'intervallo va da A4 (che è indicato davanti ai due punti) ad A8 (che è indicato subito dopo i due punti).

=somma(a4:a8;a22) In questo caso ci sono più elementi. Prima di tutto viene chiesto ad excel di
sommare tutti i valori compresi tra le celle a4 ed a8 ed in secondo luogo di aggiungere anche l'importo presente in a22. Questo in quanto il punto e virgola
; serve come separatore, un po' come dire e. Proviamo a leggere la funzione. "caro excel fai la somma di tutti i valori compresi nell'intervallo di
celle A4-A8 e del valore indicato nella cella A22".

=somma(a4:a8;a22;b6:b13) In questo caso ci sono ancora più elementi. Se abbiamo capito quanto detto sopra ci viene semplice leggere la funzione nella seguente maniera: "caro excel fai la
somma dei valori compresi nell'intervallo di celle A4-A8, del valore della cella A22 e dei valori compresi nell'intervallo di cella B6-B13".

Come abbiamo potuto notare abbiamo concluso la nostra funzione chiudendo la parentesi tonda con il simbolo ). Comunque non ci dobbiamo preoccupare, se ci dimentichiamo questa operazione Excel la farà per noi (nelle ultime versioni infatti in automatico il programma inserisci la parentesi di chiusura quando confermiamo la funzione).

Direi che per il momento può bastare. Alle prossime pillole per altri approfondimenti.

Buone funzioni...

2 commenti:

cinzia ha detto...

ottima spiegazione, grazie

Anonimo ha detto...

good start