Calcoli, formule e funzioni in Microsoft Word (3)

Eccoci alla terza puntata sui calcoli in Word.

Abbiamo visto che è una operazione che può essere svolta in maniera abbastanza semplice. Come dicevamo nella seconda puntata è possibile fare calcoli complessi sotto forma di funzioni. Un po' come in Excel con la differenza che Word ha un numero di funzioni limitate e che il loro nome non è tradotto in italiano.

E se abbiamo bisogno nel nostro documento di calcolare al volo l'importo dell'IVA di una fattura? E se ci servisse questo risultato arrotondato con due cifre decimali?

Nulla di più semplice.

Proviamo insieme.

Prima di tutto attiviamo la zona di calcolo nel nostro documento premendo la combinazione di tasti 

CTRL + F9.

Ora tra le parentesi graffe andiamo ad inserire la nostra formula/funzione.

Naturalmente dobbiamo iniziare con il simbolo dei calcoli ovvero =

Poi dobbiamo inserire (come faremmo anche in Excel) il nome della funzione seguito dall'apertura della parentesi tonda. In questo caso vogliamo che l'importo dell'IVA sia arrotondato quindi usiamo la funzione ROUND (se usassimo Excel per arrotondare useremmo la versione italiana ovvero ARROTONDA).

Quindi, a questo punto abbiamo inserito la seguente formula: =ROUND(

Ora inseriamo la nostra formula. Mettiamo di voler calcolare l'IVA su un imponibile di 1.785,12 euro e che l'IVA abbia una aliquota del 21%. Possiamo quindi continuare la formula in questo modo: =ROUND(1785,12*21%

Fatto questo dobbiamo comunicare a Word che abbiamo inserito il primo argomento ovvero la formula da arrotondare e che vogliamo passare a dire quante cifre vogliamo tenere dopo la virgola prima di arrotondare. Dobbiamo quindi inserire il separatore ; e la cifra 2 e chiudiamo la parentesi.

La nostra formula è completa rivediamola e rileggiamola: =ROUND(1785,12*21%;2)

Non importa se inseriamo il nome della funzione ROUND in maiuscolo o minuscolo, in quanto Word non fa differenze, facciamo solo attenzione a non inserire spazi tra le varie voci e a digitare il numero inserendo la virgola e non il punto e senza il punto separatore delle migliaia. 

Capiamo insieme: abbiamo iniziato con l'uguale che indica che vogliamo fare una formula, poi abbiamo digitato il nome della funzione che permette di arrotondare il risultato. Tra parentesi abbiamo inserito il nostro calcolo ed infine dopo il punto e virgola abbiamo inserito 2 per dire a Word di tenere due cifre decimali e poi arrotondare.

Il nostro risultato sarà €  374,88

Per il formato euro possiamo seguire le istruzioni della seconda puntata di questa serie di post.

All'inizio del post troviamo una immagine che ci può dare  una mano.

Per oggi e tutto, alla prossima puntata...

TERZA PUNTATA

Pesi, multipli e arrotondamento?!

Abbiamo parlato di arrotondamento in Excel.

Esistono altre 3 funzioni che arrotondano, in un modo po' particolare. Sono piuttosto difficili da capire, ma cercherò di spiegarmi. Stiamo parlando di ARROTONDA.MULTIPLO, ARROTONDA.ECCESSO, ARROTONDA.DIFETTO.
ARROTONDA.MULTIPLO ha due argomenti: il numero da arrotondare e il multiplo. La funzione infatti restituisce un numero arrotondato al multiplo desiderato. Facciamo un esempio:
In A1 scrivi: 10

In B1 scrivi: =ARROTONDA.MULTIPLO(A1;3)

Il risultato sarà 9 (infatti 3 è un multiplo di 9). Se invece in A1 scrivi: 10,5

il risultato in B1 sarà 12.

E come? 12??! Eh già, perché la regola è questa: ARROTONDA.MULTIPLO arrotonda il valore assoluto del numero per eccesso qualora il resto della divisione di num per multiplo sia maggiore o uguale alla metà del valore di multiplo.
Mmm... mi sa che ora è meno chiaro di prima :-)

Cerchiamo di capire. Num / multiplo = 3 con resto 1,5 (infatti num=10,5 e multiplo = 3, quindi abbiamo 10,5/3). Dato che il resto 1,5 è maggiore o uguale alla metà del multiplo (3), si arrotonda per eccesso. E quindi... da 9 si passa a 12. Perciò se abbiamo 10,4 in A1, in B1 otterremo 9 (infatti il resto è 1,4 che non è maggiore o uguale alla metà del multiplo (cioè 3/2=1,5)
Proviamo un po' a fare un esempio concreto. Immaginate di avere numeri che vanno arrotondati all'euro, per esempio la retribuzione netta nella busta paga. Se il numero in A1 fosse 1.102,93 potrei scrivere in B1

=ARROTONDA.MULTIPLO(A1;1) ottenendo 1.103,00
Lo so, perché non usare ARROTONDA e basta? E' vero, ottengo lo stesso risultato facendo=ARROTONDA(A1;0).

Immagina però di dover arrotondare ai 10 euro, per esempio. Basterà scrivere in B1

=ARROTONDA.MULTIPLO(A1;10)

e così otterrò 1.100,00 (se vi ricordate quando c'erano le lire, si arrotondava alle 100 lire, talvolta alle mille...)
Ancora un esempio? Se siete arrivati fin qui... Immagina di avere un articolo il cui prezzo è espresso in dollari e devo ottenere il corrispettivo in euro. ora, supponi che il prezzo convertito in euro sia: 10,1256. essuno potrebbe pagarlo... non abbiamo monetine così piccole! Prciò la soluzione più semplice è arrotondare a due decimali. n A1 scrivi: 10,1256 e in B1 scrivi

=ARROTONDA(A1;2)

così il prezzo diventa 10,13. ottimo, i centesimi ora li abbiamo. ma non è un po' complicato poi dare il resto? e se riuscissimo ad arrotondare in modo da avere un numero divisibile per 5 centesimi? tipo 10,10 oppure 10,15?
Ebene, ecco che viene utile ARROTONDA.MULTIPLO. In B1 scrivi
=ARROTONDA.MULTIPLO(A1;0,05)

il risultato sarà 10,15 quindi bastano i 5 centesimi. Se uso ARROTONDA.ECCESSO avrò l'arrotondamento sempre per eccesso e con ARROTONDA.DIFETTO l'arrotondamento sarà sempre per difetto. Interessante... e secondo te i prezzi "effetto-euro" hanno usato ARROTONDA.DIFETTO, ARROTONDA.ECCESSO oppure ARROTONDA.MULTIPLO?

Buon lavoro!

PS ARROTONDA.MULTIPLO si trova in Excel2007... ;-)

Arrotondare i numeri?!

In Excel lavoriamo con i numeri, perciò può anche capitare di doverli arrotondare... sapete cosa significa, vero? Insomma, quando vogliamo ridurre il numero di decimali, per esempio.

Immaginiamo di avere un numero come 12,125. Potremmo arrotondarlo a due soli decimali, in modo da ottenere 12,13. Possiamo usare la funzione ARROTONDA.

La funzione ha gli argomenti, che sono informazioni di cui ha bisogno la funzione per dare un risultato. Per esempio, la funzione SOMMA ha come argomenti le celle o l'intervallo di celle da sommare. Se in una cella è scritto:=SOMMA(A5:A10) otterrò la somma delle celle A5, A6, A7, A8, A9, A10.Se gli argomenti sono più di uno, devono essere separati con punto e virgola.

La funzione ARROTONDA ha due argomenti: il primo è il numero da arrotondare; il secondo è il numero di cifre che vogliamo ottenere.

In A1 scrivi 12,125 poi posizionati in B1 e scrivi la seguente formula:

=ARROTONDA(A1;2)

Il risultato in B1 sarà 12,13. Perché? L'arrotondamento con la funzione ARROTONDA avviene in questo modo: se l'ultima cifra è inferiore a 5, avviene per difetto; se l'ultima cifra è maggiore o uguale a 5, avviene per eccesso. Nel nostro caso avevamo 5 come terza cifra dopo la virgola (12,125). Perciò l'arrotondamento è avvenuto per eccesso e la seconda cifra decimale è stata incrementata di 1 (il 2 è diventato 3) e così abbiamo ottenuto 12,13.
In Excel è possibile anche arrotondare in altri modi, con altre funzioni. Per esempio in alcuni casi si arrotonda sempre e comunque per eccesso: ecco che viene utile la funzione

ARROTONDA.PER.ECC(numero;numero_cifre)

Oppure devo arrotondare sempre per difetto, e così userò

ARROTONDA.PER.DIF(numero;numero_cifre)

Non abbiamo ancora finito... esistono altre funzioni per arrotondare che vedremo la prossima volta!