Incolla speciale

Avete mai copiato da un'applicazione a un'altra? Penso proprio di sì. Direi che sia uno dei vantaggi del computer. Le cose fatte da una parte si possono riusare da un'altra. Supponiamo di aver utilizzato Excel per creare dei grafici. Ora i grafici servono in Word. Non basta che copiare i grafici, uno per volta, in Excel e poi in Word sceglie Modifica Incolla. Facile, no? Forse troppo facile... Allora il fatto è questo: quando scegliamo di incollare in Word, incolliamo il grafico come un oggetto di Excel. Ciò significa che dopo aver incollato in Word, se facciamo doppio clic sul grafico, all'interno di Word si attiva una finestra con i menu tipici di Excel. E' un po' come se potessimo modificare il grafico senza dover tornare in Excel. Altra comodità... Però... C'è un grosso però!!

Seguitemi in questo ragionamento... alla fine ci sarà la sorpresa. Supponiamo di avere una cartella di lavoro di Excel con 12 fogli di lavoro. Ogni foglio di lavoro contiene i dati del mese e un grafico che riepiloga entrate e uscite. Ora, immaginate di dover riportare in un documento Word i grafici dei mesi, per commentarli. Che cosa faremo? Un "copia incolla" da Excel a Word di tutti i grafici. Fatto? Bene. Ora proviamo a fare doppio clic sul primo dei grafici inseriti. Word attiva l'oggetto e, se guardate bene in basso, troverete i nomi dei vari fogli presenti nel file Excel... con tutti i loro dati! E quindi ci saranno tutti gli altri fogli con tutti gli altri grafici. Il problema dove sta? Direi che siano due i problemi. 1) Senza volerlo, potreste inviare a un'altra persona i dati di tutta la cartella di lavoro, pensando di aver inviato solo un banale un grafico: viva la privacy! :-) 2) La dimensione del file Word aumenterà molto. Inserendo 12 grafici sarà come aver inserito 12 volte nel documento Word l'intero file Excel che contiene tutti i grafici!!

Soluzione: quando incollate da Excel a Word usate il comando Modifica-Incolla speciale... e poi scegliete di incollare come un'immagine. In tal modo, il grafico non sarà modificabile e incollerete veramente solo il grafico.

Buon lavoro!

Emanuele

PS Il comando "incolla speciale" esiste anche in Powerpoint.