Come creare un sommario automatico con Word

[Vedi il nuovo post Creare titoli numerati automaticamente da utilizzare nel sommario di Word]

Se abbiamo scritto un documento di 10-20 o più pagine, probabilmente sarà diviso in diversi capitoli e sarà opportuno che esistano il numero di pagina e soprattutto un sommario (o indice) del contenuto. Il sommario è importante in un documento, perché aiuta il lettore a prendere visione di come è strutturato il nostro lavoro e gli consente di accedere alle pagine di suo interesse senza dover sfogliare tutto il documento che abbiamo scritto. Naturalmente posso creare il sommario a mano: a inizio, o fine, documento ricopio i titoli dei capitoli e aggiungo accanto la pagina su cui si trovano. L'avete già fatto? E' un procedimento un po' lungo e soprattutto bisogna prestare molta attenzione se apportiamo modifiche dell'ultimo momento che comportino un cambio al numero delle pagine: in tal caso va rivisto il sommario, perché il capitolo 3 che era a pag. 45 non sia finito magari a pag. 46! E forse c'è anche un altro problema: l'allineamento dei numeri di pagina. Riesce sempre bene? Le unità sotto le unità e le decine sotto le decine...? Troveremo una soluzione il giorno in cui parleremo delle tabulazioni in Word.

Oggi, invece, cerchiamo di capire come creare un sommario automaticamente, usando funzioni presenti in Word. E' necessario che abbiamo utilizzato gli stili nel nostro documento. Ricordate uno dei precedenti post sugli stili?

Supponiamo di avere 3 capitoli: Capitolo 1, Capitolo 2, Capitolo 3, ciascuno con il suo testo.

Vediamo il procedimento in Word 2000-XP-2003:

1) selezioniamo la riga del Capitolo 1

2) applichiamo lo stile Titolo 1 (Word 2000-XP-2003: è sufficiente aprire la casella dello stile, presente sulla barra degli strumenti formattazione, e scegliere Titolo 1 dall'elenco;
in Word2007 basta scegliere dal menu Home, nella casella degli stili lo stile Titolo 1)

3) ripetiamo l'operazione precedente per gli altri due titoli di capitolo. Bene, naturalmente la formattazione dei nostri titoli è cambiata, in base alle caratteristiche dello stile Titolo 1 (Nulla impedisce di modificare in seguito lo stile Titolo 1)

4) ora posizioniamo il punto di inserimento dove vogliamo che compaia il sommario

5) a questo punto dobbiamo solo fare clic sul menu Inserisci-Indici e sommario
6) nella finestra che si apre scegliamo in alto Sommario
7) possiamo modificare il modello in base al quale sarà creato il sommario (posizione dei numeri di pagina ecc.) e infine premere Ok
8) come risultato abbiamo un sommario generato automaticamente. Sarà costituito da 3 righe (Capitolo 1, Capitolo 2, Capitolo 3 con il loro numero di pagina).

In Word2007 per l'inserimento del sommario si procede così:

0) naturalmente avremo applicato lo stile ai nostri titoli!

1) clic sul menu Riferimenti. Sulla sinistra compare Sommario con una piccola freccia in basso. Basta cliccarci sopra e nell'elenco che si apre possiamo scegliere il primo modello predefinito di sommario e il gioco è fatto. Se vogliamo personalizzare il comando, basta cliccare al fondo di quell'elenco su Inserisci sommario... e ci troveremo in una finestra simile a quella delle versioni precedenti.
La differenza importante rispetto alla creazione manuale del sommario è questa: se modifichiamo le pagine del nostro documento aggiungendo o eliminando righe di testo, quando stamperemo il documento i numeri di pagina del sommario si aggiorneranno automaticamente.

Mai più numeri di pagina errati nei nostri sommari :-)

Vedi il nuovo post Creare titoli numerati automaticamente da utilizzare nel sommario di Word!