giovedì 16 febbraio 2012

Usare la mappa documento in Word

Qualcuno di voi ha già usato la mappa del documento? In Word 2003 la troviamo sotto il menu Visualizza-Mappa documento; in Word 2007 sul nastro Visualizza e poi basta spuntare Mappa documento. Bene. E ora, direte voi? Forse ai più sarà solo comparso sulla sinistra un riquadro vuoto, o magari con qualche frase del vostro documento. Boh! A che cosa mi serve? Come tutte le cose, funzionano bene solo se... usate bene! La mappa documento serve a visualizzare la struttura del vostro documento, identificata da Word in base ai titoli presenti nel vostro documento, apparentemente scelta in modo casuale. Eh già e come faccio a far capire a Word quali sono i miei titoli? La soluzione si ottiene se usiamo gli stili. Una semplice prova? Scriviamo il testo di Word che vedete nella figura. Naturalmente, un qualunque testo va bene :-)
Ora, posizioniamo il cursore su Capitolo 1 e poi applichiamo lo stile Titolo 1 (se avete Word 2007 lo potete fare cliccando in alto a destra sul nastro Home e poi scegliendo Titolo 1; con word 2003 in alto a sinistra sulla barra degli strumenti Formattazione vedrete una casella con scritto dentro Normale+... aprite l'elenco e scegliete Titolo 1). A questo punto dovreste vedere che nella Mappa documento è comparso Capitolo 1. Ora dove abbiamo scritto Capitolo 1.1 posizioniamo il cursore e applichiamo lo stile Titolo 2: come prima, vedrete che ora compare Capitolo 1.1 nella mappa documento, visualizzato come sotto livello di Capitolo 1 (un po' come accade in Esplora risorse se avete cartelle e sottocartelle). Carino, vero? In conclusione, se il nostro documento è lungo e ben strutturato, la mappa documento diventa un comodo strumento per navigare all'interno del nostro testo. Infatti, facendo clic su una delle voci presenti nella mappa documento, sarà visualizzata la pagina che contiene il titolo su cui avete cliccato.  
La mappa documento risulta utile solamente se state utilizzando gli stili nel vostro documento. Come dire che non usare gli stili in Word vuol dire perdere molto della sua efficacia!

Emanuele

lunedì 13 febbraio 2012

Come eliminare i doppioni in Excel

Non mancano post sulla rete che spieghino come eliminare i valori ripetuti, così ho deciso di fornire il mio contributo. In Excel 2010 il nostro problema sarebbe molto semplice da risolvere, perché esiste un comando che ci aiuta. Noi troveremo una soluzione che va bene in qualunque versione di Excel, imparando a usare la funzione CONTA.SE.
Supponiamo di avere un elenco con i nomi delle città ordinate alfabeticamente (è importante che i valori siano ordinati, perché in tal modo i valori ripetuti vengono a trovarsi in celle adiacenti). Ora, se vogliamo eliminare i valori che occorrono più di una volta, dobbiamo comunque lasciarne almeno uno, ovviamente :-). Una possibile soluzione al problema è quella di usare la funzione CONTA.SE, con un piccolo artificio. La funzione ha due argomenti: l'intervallo e i criteri. L'intervallo corrisponde alle celle da contare, i criteri determinano quali celle saranno contate. Facciamo un esempio: se in B3 scriviamo:
= CONTA.SE(A4:A15;"Ancona")
otteniamo come risultato 2, ossia Ancona compare 2 volte nell'elenco.
Primo passo: cerchiamo di avere nella colonna B, accanto a ogni valore della colonna A il numero di volte in cui compare. Otteniamo il risultato scrivendo nella cella B4:
=CONTA.SE($A$4:$A$15;A4)
Attenzione ai dollari, che impostano il riferimento assoluto. Ora ricopiamo la formula nelle celle sottostanti e otteniamo il risultato in figura.
Bene, ora sappiamo quante volte sono ripetuti i nomi delle città, però non abbiamo modo di eliminare i ripetuti, lasciando il singolo valore. Alla fin fine, voglio ottenere Ancona, Genova, Milano ecc.

Secondo passo: A tale scopo, dobbiamo modificare leggermente la nostra formula, in modo da ottenere questo:
come vedete, accanto al nome di ogni città compare un numero che segnala se è la prima occorrenza, la seconda, la terza ecc. La formula da usare è la seguente: in B4 scriviamo:
= CONTA.SE($A$4:$A4;A4)
Molta attenzione ai dollari!
Fatto? Ottimo. Siamo ormai vicini alla soluzione: adesso si tratta di riuscire a eliminare tutte le righe che hanno un valore diverso da 1, che poi significa un valore maggiore di 1.
Terzo passo: Per farlo è sufficiente impostare un filtro automatico sulla colonna Ripetuti e nel filtro personalizzato visualizzare solo le righe in cui Ripetuti è maggiore di 1.
Quarto passo: A questo punto è sufficiente selezionare le righe che rimangono visibili e cancellarle.
Quinto passo: selezioniamo le righe restanti e ordiniamo in ordine alfabetico sulla colonna Elenco.

 Se non vi siete persi... abbiamo imparato a usare la funzione Conta.Se, con un piccolo artificio grazie all'uso dei riferimenti assoluti e relativi, e siamo riusciti a eliminare i doppioni dal nostro elenco.
Troppo difficile? Ormai i lettori di didaLGo stanno diventando dei knowledge workers...!
Buon lavoro a tutti
Emanuele

venerdì 3 febbraio 2012

Calcolo data ricevuta del pedaggio

Il mese scorso ho dovuto prendere l'autostrada e ho richiesto l'emissione dell'attestato di transito. Immaginavo di trovare stampata la data e l'ora e invece, con mio stupore, c'era solo l'ora. La data è espressa come un numero progressivo. Nel caso che vedete nell'immagine il giorno è il 356. Bene. E che giorno sarebbe? Ricorriamo a Excel per una rapida soluzione del problema, a meno di avere un calendario che indichi il giorno progressivo sull'anno o chissà, magari qualcuno di voi lettori avrebbe un'altra soluzione?  In Excel possiamo digitare in una cella, per esempio A1, il primo dell'anno, nel mio caso 1/1/2011. Poi in A2 digitiamo 356. E in A3 dobbiamo solo più fare la somma, ossia digitare =A1+A2.
Risultato: 23/12/2011. Mmm.. be', certo potrebbe essere giusto, in realtà mi ricordo che ero andato il 22/12/2011! E come mai questo scarto? Attenzione! Perche' Excel non calcola anche il giorno di partenza, ossia 1/1/2011, ma comincia a contare dal giorno 2. Perciò bisogna sottrarre 1 al risultato finale. La formula corretta da inserire in A3 è:
=A1+A2-1
Qualche dubbio? Un esempio più facile da verificare. Se sull'attestato di transito risulta scritto 5, significa che sono passato il 5 gennaio. Ma se io aggiungo 5  a 1/1/2011 ottengo 6/1/2011, perché non viene contato il primo giorno.
Spero di avervi chiarito le idee... :-) e soprattutto di avervi fatto notare che, come al solito, bisogna controllare!! sempre! Excel, alla fin fine, esegue i calcoli che gli diciamo di fare... ma non è che ragioni... ;.-)

Emanuele